Waarom is dit belangrijk?
Een aankomstbericht zet de volgende stappen in het importproces in gang: de douaneaangifte, de betaling van invoerrechten en de uiteindelijke aflevering. Zonder tijdige melding kunnen verladers de termijnen voor inklaring missen, met demurragekosten (opslagkosten), boetes en vertraagde zendingen tot gevolg. In de internationale handel zijn tijdige aankomstberichten essentieel voor de cashflow, het voorraadbeheer en het nakomen van leveringsafspraken met klanten.
Hoe werkt een aankomstbericht in de logistiek?
Wanneer goederen in een haven of op een luchthaven aankomen, scant de vervoerder de zending en maakt hij een aankomstbericht aan, dat per e-mail of via het track & trace-portaal van de vervoerder naar de geadresseerde wordt gestuurd. Het bericht vermeldt het referentienummer van de zending, een omschrijving van de inhoud, de aankomstdatum en de uiterste datum voor ophaling of douaneafhandeling. De ontvanger moet vervolgens de douanedocumenten regelen, zo nodig de invoerrechten betalen en de uiteindelijke aflevering organiseren. Wie niet binnen de gestelde termijn handelt, krijgt te maken met extra opslagkosten.
Transportactiviteiten waarbij aankomstberichten nodig zijn
- Internationale zeevracht
- Import en export van luchtvracht
- Grensoverschrijdend wegvervoer (bepaalde trajecten of douaneregelingen)
- Haven- en luchthavenactiviteiten
- Procedures voor douaneafhandeling
- Internationale koeriers- en expressdiensten
- Expeditieactiviteiten
- Beheer van douane-entrepots
Praktijkvoorbeeld
Een retailer importeert 500 dozen schoenen uit Vietnam per zeevracht. Na 3 weken komt de zending aan in de haven van Rotterdam. De vervoerder stuurt een aankomstbericht waarin staat dat de goederen onder douanetoezicht in tijdelijke opslag liggen en binnen 5 dagen moeten worden ingeklaard. De retailer regelt de douanedocumenten, betaalt de invoerrechten en plant de uiteindelijke aflevering bij zijn magazijn. Zonder het aankomstbericht zou de retailer niet weten dat de zending was aangekomen en zouden de opslagkosten elke dag verder oplopen.