¿Por qué es importante la facturación electrónica en logística?
La facturación electrónica reduce la introducción manual de datos, los errores y los retrasos en los pagos. Agiliza el cotejo de las facturas con los pedidos de compra y los albaranes de entrega, algo importante cuando hay que conciliar portes, derechos de aduana y recargos. Para los proveedores logísticos y sus clientes, permite cobrar antes y disponer de una trazabilidad más clara en los envíos transfronterizos.
¿Cómo funciona la facturación electrónica en logística?
El proveedor o prestador del servicio crea la factura en un formato estructurado, como un estándar XML, y la envía a través de una plataforma o red autorizada. El sistema del comprador recibe la factura, valida los datos y los coteja con el pedido, el albarán de entrega o la reserva de transporte. Una vez cotejada, la factura se aprueba para su pago. Las facturas de transporte pueden vincularse a las referencias de envío, de modo que cada cargo puede rastrearse hasta un movimiento concreto.
Sectores y operaciones que utilizan la facturación electrónica
- Transitarios y servicios de transporte
- Transportistas por carretera, mar y aire
- Almacenaje y logística por contrato
- Cadenas de suministro minoristas y mayoristas
- Fabricación y proveedores industriales
- Contratación del sector público
- Agentes de aduanas y servicios de comercio exterior
Ejemplo práctico
Una empresa de transporte de Liubliana (Eslovenia) envía una factura mensual por 150 entregas transfronterizas en furgoneta a una cadena minorista de Múnich (Alemania). La factura se emite en un formato electrónico estructurado a través de una red de facturación electrónica autorizada. Cada línea incluye la referencia del envío, la ruta, la fecha de entrega y el precio. El sistema contable del minorista recibe la factura, coteja cada línea con los registros de reservas y marca un envío que se había vuelto a reservar. La factura corregida se aprueba en dos días y se libera el pago.