Perché la fatturazione elettronica è importante nella logistica?
La fatturazione elettronica riduce l’inserimento manuale dei dati, gli errori e i ritardi nei pagamenti. Accelera l’abbinamento delle fatture con ordini d’acquisto e documenti di consegna, un passaggio importante quando occorre riconciliare costi di trasporto, dazi e supplementi. Per i fornitori logistici e i loro clienti significa pagamenti più rapidi e una tracciabilità più chiara per le spedizioni transfrontaliere.
Come funziona la fatturazione elettronica nella logistica?
Il fornitore o il prestatore di servizi crea la fattura in un formato strutturato, per esempio uno standard XML, e la invia tramite una piattaforma o una rete autorizzata. Il sistema dell’acquirente riceve la fattura, ne convalida i dati e la abbina all’ordine, al documento di consegna o alla prenotazione di trasporto. Una volta abbinata, la fattura viene approvata per il pagamento. Le fatture di trasporto possono essere collegate ai riferimenti di spedizione, così ogni addebito è riconducibile a un movimento specifico.
Settori e attività che utilizzano la fatturazione elettronica
- Spedizioni internazionali e servizi di trasporto
- Vettori stradali, marittimi e aerei
- Magazzinaggio e logistica in conto terzi
- Supply chain del retail e dell’ingrosso
- Produzione e fornitori industriali
- Appalti pubblici
- Intermediazione doganale e servizi per il commercio
Esempio pratico
Un’azienda di trasporti di Lubiana, in Slovenia, invia ogni mese a una catena retail di Monaco di Baviera, in Germania, una fattura per 150 consegne transfrontaliere in furgone. La fattura viene emessa in formato elettronico strutturato tramite una rete di fatturazione elettronica autorizzata. Ogni riga riporta riferimento della spedizione, percorso, data di consegna e prezzo. Il sistema contabile del rivenditore riceve la fattura, controlla ogni riga rispetto alle prenotazioni e segnala una spedizione che era stata riprenotata. La fattura corretta viene approvata entro due giorni e il pagamento viene sbloccato.