Perché è importante?
Il numero di prenotazione è l'unico identificativo che collega una spedizione alla sua prenotazione e permette a mittenti, vettori e autorità doganali di tracciare e gestire il carico in modo efficiente. Senza numero di prenotazione non c'è alcuna prova che lo spazio sia stato riservato o che la spedizione sia confermata. Se gestisci più spedizioni, i numeri di prenotazione evitano confusione e garantiscono che la merce giusta venga caricata sul veicolo giusto. Per i vettori sono indispensabili per la gestione della capacità e la fatturazione.
Come funziona il numero di prenotazione nella logistica?
Quando un mittente contatta un vettore o uno spedizioniere e richiede un trasporto, fornisce i dati del carico (peso, dimensioni, destinazione, data richiesta). Il vettore verifica la disponibilità ed emette un numero di prenotazione a conferma della riserva. Il numero viene comunicato al mittente via e-mail o tramite il portale di prenotazione. Il mittente utilizza il numero di prenotazione in tutte le comunicazioni successive, sulle etichette di spedizione e nei documenti doganali. Quando il carico viene ritirato e trasportato, il numero di prenotazione permette di seguirne l'avanzamento lungo la supply chain.
Operazioni di trasporto che utilizzano i numeri di prenotazione
- Trasporto marittimo e spedizioni via mare
- Trasporto aereo merci e logistica aerea
- Trasporto stradale e autotrasporto
- Operazioni portuali e di terminal
- Servizi degli spedizionieri
- Servizi pacchi e corriere espresso
- Trasporto ferroviario merci
- Procedure di sdoganamento
- Attività di magazzino e fulfillment
Esempio pratico
Un produttore contatta uno spedizioniere per prenotare un trasporto marittimo di 20 container da Shanghai a Rotterdam. Lo spedizioniere conferma lo spazio disponibile sulla nave ed emette il numero di prenotazione «FWDL-2024-567890». Il produttore comunica il numero di prenotazione al proprio reparto spedizioni, lo stampa su tutti i documenti pertinenti e lo cita in ogni comunicazione con lo spedizioniere. Quando la spedizione arriva al porto di Shanghai, gli operatori del terminal scansionano il numero di prenotazione per individuare i container. Durante il transito e a destinazione, il numero di prenotazione resta l'identificativo principale per tracciare la spedizione.