Waarom zijn exportdocumenten belangrijk in de logistiek?
Douane, vervoerders en kopers baseren hun controle van een zending op de exportdocumenten. Ontbrekende of tegenstrijdige documenten kunnen goederen aan de grens laten vastlopen, tot boetes leiden en de betaling vertragen, omdat veel kopers en banken pas geld vrijgeven als de documenten kloppen. Nauwkeurige documenten onderbouwen bovendien de btw-vrijstelling en de auditadministratie van de exporteur.
Hoe werken exportdocumenten in de logistiek?
De exporteur stelt de handelsfactuur en de paklijst op en voegt daar de certificaten of vergunningen aan toe die voor de goederen nodig zijn. De uitvoeraangifte wordt bij de douane ingediend, en de vervoerder krijgt kopieën van de documenten die met de zending meereizen. De douane en de partij aan de kant van de koper controleren de documenten aan de grens of bij aankomst. De exporteur bewaart een volledige set gegevens gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn.
Soorten exportdocumenten
- Handelsfactuur
- Paklijst
- Uitvoeraangifte
- Certificaat van oorsprong
- Exportvergunning of vergunningsreferentie
- Vervoersdocument (CMR-vrachtbrief, cognossement of luchtvrachtbrief)
- EORI-nummer op alle douanedocumenten
- Eindgebruikersverklaring voor gecontroleerde goederen
Praktijkvoorbeeld
Een modemerk in Milaan (Italië) verstuurt 300 wollen jassen naar een boetiek in Zürich (Zwitserland). Het merk stelt de handelsfactuur en de paklijst op, vraagt bij de Italiaanse Kamer van Koophandel een certificaat van oorsprong aan en dient de uitvoeraangifte in bij de Italiaanse douane. De CMR-vrachtbrief reist mee met de vrachtwagen, en de vervoerder krijgt van elk document een kopie. Aan de Zwitserse grens controleert de douane de factuur en het certificaat aan de hand van de goederen, waarna de jassen worden vrijgegeven voor levering aan de boetiek.